RİSK HARİTASI

Murat Belen'in 40 yıl üzerindeki yönetim ve risk deneyimleriyle hazırlanan Risk Harita uygulamasına hoş geldiniz. Risk Haritası ve Risk Yönetimi hakkında daha fazla bilgi almak için Murat Belen'in Risk kitabına tüm kitap satış noktalarından ulaşabilirsiniz.

Aşağıda sekiz ayrı alanda sorulara yanıt verdikten sonra risk haritanızı oluşturabileceksiniz. Risk haritanızı kayıt edebilecek ve kendinize e-posta ile gönderebileceksiniz. Risk haritanızı oluşturabilmemiz için sırasıyla ve tüm soruları eksiksiz cevaplamanız gerekiyor.

Her türlü sorunuz için mbelen@belenconsulting.com'a e-posta atabilirsiniz.

1 - İNSAN KAYNAKLARI (İK)
DEĞERLENDİRME

SORU 1: Şirketinizde “eleman seçme ve yerleştirme” konusu yazılı bir prosedür çerçevesinde ve bu prosedürün aşamaları hassasiyetle gerçekleştirilerek uygulanıyor mu?

Yazılı prosedür yoktur. İK birimi mevcut değildir.

İK birimi oluşturulmuştur. Ancak yazılı prosedür yoktur.

Prosedür hazırlanmış ancak uygulanmıyor. İşe alımlar yöneticilerin talimatları doğrultusunda yapılıyor.

Prosedür genel hatları ile uygulanıyor. Ancak eleman görüşmelerine İK çoğunlukla dahil edilmiyor, eksik uygulama var.

Tam ve bütün hassasiyeti ile uygulanıyor.

SORU 2: Şirketinizde “performans değerlendirme sistemi” var mıdır? Varsa bu değerlendirmeler kişinin ilk yöneticisi tarafından yapılıp, bölüm yöneticisi mi onaylanmaktadır? Performans hedefleri bölüm ve şirket hedeflerine paralel olarak konuluyor mu?

Performans değerlendirme sistemi yoktur.

Her yönetici, kendi kriterleriyle eleman hakkında yılda bir değerlendirme yapar.

Bölüm hedefleri şirket hedefleri çerçevesinde belirlenmiş ancak çalışan hedefleri görev tanımı ile sınırlı durumdadır.

Birey hedefleri de belirlenmiştir. Eksik olan, ilk yönetici değerlendirmesinin ilgili bölüm yöneticisinin onaylanmıyor olmasıdır.

Performans değerlendirme sistemi var. Bölüm yöneticisi onaylıyor. Hedefler, şirket ve bölüm hedeflerine paralel ilerliyor.

SORU 3: Şirketinizde görev tanımları kişinin yapmakla yükümlü olduğu görevlerinin yanı sıra yetkilerini de kapsıyor mu? Görev tanımları ve performans değerlendirme kriterleri uyumlu mu?

Görev tanımları tamamlanmamıştır.

Görev tanımları vardır. Ancak güncellenmemektedir.

Görev tanımları günceldir. Ancak, sorumlulukları tanımlamakla birlikte yetkileri içermemektedir.

Görev tanımları yetkileri içerir. Ancak performans değerlendirme kriterleri ile uyumlu değildir.

Görev tanımları, hem yetkileri kapsar, hem de performans değerlendirme kriterleriyle uyumludur.

SORU 4: Şirketinizde performans değerlendirmeleri, ilgili yönetici tarafından, hiçbir üst yönetim baskısı altında kalmadan yapılabiliyor mu? Yönetim kadrosu işe alımlarında etkili oldukları elemanlara karşı yaklaşımlarında tarafsız davranıyorlar mı?

İşe alımlarda büyük baskı var.

Performans değerlendirmede de baskı var. Taraflı ve ayırımcı davranılıyor.

Zaman zaman baskı ya da yönlendirme çabası olabiliyor.

Nadiren oluyor.

Baskı yok. Performans değerlendirme süreci sağlıklı ve tamamen tarafsız olarak uygulanıyor.

SORU 5: Performansı yüksek bir çalışan şirketinizden ayrılmaya karar verdiğinde, onu kazanmak ve sistemdeki olası aksaklıkları düzeltmek adına çalışma yapılıyor mu?

Hayır.

Bir çalışma yapılıyor. Ancak hatalar sistemden ziyade kişilerde aranıyor.

Prosedür gereği ilk yöneticinin değerlendirmesini bir üst yönetici de onaylamak durumunda olduğundan tarafsızlık ön plandadır. Son iki dönem performans değerlendirmeleri tekrar incelenerek öneri ve beklentileri gözden geçirilir.

Ayrılmak isteyen kilit personele kararının nedenleri ve hangi koşulların revize edilmesi halinde kalabileceği sorulur. Makul olan öneriler değerlendirmeye alınır.

Evet. Detaylı çalışma yapılıyor.

SORU 6: Şirket çalışanlarınızın maaşlarının şirket içi ve dışı karşılaştırmaları adil midir? Maaş revizyonlarında temel kriter “performans” mıdır?

Maaş belirlemeleri ve artışları adil değildir.

Genellikle adildir. Ancak performans değerlendirmeleri maaşlara doğru şekilde yansıtılmamaktadır.

Performans değerlendirmeleri dikkate alınmaktadır. Ancak yöneticilerin performans değerlendirme kriterlerindeki önemli farklılıklar, adaletsizliğe neden olmaktadır.

Performans değerlendirme sistemi uzman kuruluşlardan alınan eğitimlerle olgunlaştırılmış olup, uygulama adil bir şekilde yapılıyor.

Evet. Konu ile ilgili çalışan memnuniyeti üst düzeydedir.

İnsan Kaynakları Ortalama Değerlendirme

2 - PAZARLAMA
DEĞERLENDİRME

SORU 1: Rakiplerin yakından izlenmesi şirketinizde satış ve pazarlama kadrolarının performans değerlendirme kriterleri arasında yer alıyor mu?

Rakip izleme, değerlendirme kültürü yoktur.

Sadece satış ve ihale kaybı durumunda izlenir.

Satış/pazarlama müdürlerinin gerek gördüğü ölçüde yapılıyor ancak bir performans değerlendirme kriteri değildir.

Konu satış/pazarlama kadrolarının performans değerlendirme kriterlerinin arasında bir alt kriter olarak yer alıyor.

Etkin bir performans değerlendirme kriteridir.

SORU 2: Sektördeki “en iyi uygulamalar”ın şirketinizde hayata geçirme sürecinde uyum çalışmaları yapılıyor mu?

Şirketimizde “kıyaslama” kültürü yok.

Sektörde başarılı olduğu düşünülen her aktivite olduğu gibi kopyalanmaya çalışılıyor.

Sektör liderlerinin başarılı uygulamaları aynen uygulanmaya çalışılıyor.

Sadece sektör liderlerinin uygulamaları uyum çalışmasıyla yapılıyor.

Sektör liderleri ve başarılı tüm aktiviteler detaylı uyum ve uygulama çalışmasıyla yapılıyor.

SORU 3: Şirketinizde ürün geliştirme çalışmaları sırasında pazar beklentileri ve rakip ürün performansları pazarlama biriminizce AR-GE’ye eksiksiz iletiliyor mu? Ürün konumlandırma çalışmaları yapılıyor mu?

Ürün geliştirme çalışmaları sadece üst yönetimin talep ve talimatları ile yapılır.

Bütçe çalışmalarında (yılda bir kez) konu irdelenip yıllık AR-GE planı yapılır.

Önemli pazar kayıpları yaşandığında gündeme gelir.

Periyodik pazarlama/AR-GE toplantıları var. Ürün geliştirme talepleri belirleniyor ancak ürünün iç (şirket) ve dış (pazar) konumlandırma çalışmaları eksik.

Sistematik iletiyor. Konumlandırma çalışmaları yapılıyor.

SORU 4: Kuruluşunuzda pazarlama ve satış süreçleri net olarak belirlenmiş ve süreç sorumluları açık görev tanımlarıyla çalışıyor mu?

Pazarlama çalışması yapılmamaktadır.

Pazarlama ve satış süreçleri tek bir süreç şeklinde değerlendirilmektedir.

Ayrı süreçlerdir. Ancak, bu iki sürecin koordinasyonu yeterli olmadığından aralarında destekleşme eksiktir.

Koordinasyon sağlanmıştır. Ancak performans değerlendirme sisteminde destekleşmeyi arttıracak etkileşim kriterleri yetersizdir.

Tam ve nettir. Başarılı bir destekleşme vardır.

SORU 5: Müşteri şikayetleri ile sistematik olarak ilgileniliyor mu? Çalışmaların sonuçlarından müşteri bilgilendiriliyor mu? Bulgular önleyici tedbir çalışmaları ve iç eğitimlerde kullanılmak üzere arşivleniyor mu?

Müşteri şikayeti takip sistemimiz yok.

Şikayet bazında satış elemanlarınca ilgileniliyor.

Her müşteri şikayeti ile ilgileniliyor ancak dokümantasyon/arşiv sistemi yok.

Pazarlama içinde oluşturulan bir birim (teknik departman) sistemli olarak ilgileniyor ve dokümantasyon alt yapısı oluşturuluyor.

Tam ve eksiksiz uygulanıyor.

SORU 6: Kuruluşunuzda, pazarlamaya gereken önem ve kaynak desteği sağlanıyor mu?

Pazarlama birimimiz yok.

İlgili birim var ancak kadro eksik, ürünler yetersiz.

Pazarlama kadrosu oluşturuldu ancak ürünler yetersiz.

Kadro ve ürünler uygun ve yeterli ancak pazarlama bütçesi faaliyetlere imkan vermiyor.

Her açıdan desteklenen faal bir pazarlama birimi var.

Pazarlama Ortalama Değerlendirme

3 - SATIN ALMA
DEĞERLENDİRME

SORU 1: Yılda en az bir kez, mevcut ve potansiyel tedarikçilerden fiyat ve şartlar için teklif toplanıyor mu? Alternatif tedarikçiyi canlı tutmak için ihtiyacın belli bir yüzdesi ondan alınıyor mu?

Periyodik teklif isteme alışkanlığı yoktur.

Satın alınan hammadde/ürünlerde ani fiyat artışı veya tedarik güçlüğü olması durumunda farklı kaynak bulma çalışması oluyor.

Sadece bazı kritik hammadde ve ürünler için periyodik olarak teklifler alınıyor ancak alternatif kaynaktan hiç mal çekilmiyor.

Tüm hammadde ve ürünler için düzenli ve periyodik teklifler alınmakla birlikte alternatif olarak belirlenen kaynaklardan planlı, küçük alımlar sistematik olarak yapılmıyor.

Teklifler toplanıyor. Alternatif kaynaklardan da sistematik olarak toplam ihtiyacın belli bir yüzdesi temin edilerek ilişki canlı tutuluyor.

SORU 2: Tedarikçi değerlendirmeleri periyodik olarak yapılıyor mu?

Tedarikçi değerlendirme çalışması yoktur.

Satın alma müdürünün uygun gördüğü tedarikçilere uygun gördüğü zamanlarda ziyaret yapılır. Ancak sistematik bir değerlendirme yoktur.

Cironun %80’ini oluşturan ürünlerin ya da ilgili hammaddelerin tedarikçilerine periyodik ziyaretler yapılır. Ancak sistematik bir değerlendirme yoktur.

Tüm tedarikçilere periyodik değerlendirme yapılıyor. Gerekli görülenler ziyaret ediliyor.

Gerek tedarikçilerin gerekse tedarikçi adaylarının değerlendirilmesi periyodik olarak yapılıyor. Gerekli görülenler ziyaret ediliyor.

SORU 3: Tedarikçi ödemeleri söz verildiği ve sözleşmede yazıldığı süre ve şekilde ödeniyor mu?

Hayır. Geciktirilebildiği kadar geciktiriliyor.

Tedarikçinin konuyu hukuki yöntemle takibe başlamasına kadar geciktiriliyor.

Şirketimiz tahsilatta zorlandıkça tedarikçi ödemelerini de geciktiriyor.

Bir gecikme durumu olduğunda tedarikçiye en kısa sürede bilgi veriliyor.

Tam söz verildiği zamanda ve şekilde ödemeler mutlaka yapılıyor.

SORU 4: Satın alınacak her hammadde/yarı mamul/ürün için bir önceki döneme göre iyileştirme yapılmasıyla ilgili bütçe yapılıyor ve yüzdelik hedef veriliyor mu?

Bütçe çalışması yok.

Sadece cirosal bütçe yapıldığından, ürün bazında hedef konulmuyor.

Ürün bazında bütçe hazırlanıyor. Ancak henüz yönetim ürün/hammadde bazında hedef koyma sistemi uygulanmıyor.

Hedefler, detaylı olarak yönetim tarafından veriliyor. Ancak performans değerlendirme yönetim sistemi çalışmıyor.

Evet. Bu hedefler satın alma kadrosunun performans değerlendirmesinde de temel kriterleri oluşturuyor.

SORU 5: Şirkette, sipariş verme, siparişlerin teslim alınması ve tedarikçi faturalarının denetlenmesi konuları yazılı süreçlerle takip ediliyor mu? Her üç sürecin de süreç sorumluları atanmış mı?

Hayır. Üç konuda da henüz yazılı süreçler yok.

Sipariş verme süreci yazılı olarak mevcut ve uygulanıyor. Diğer iki süreç henüz yazılı hale gelmemiş.

Sipariş verme süreci ve ürün/hammadde teslim alma süreçleri yazılı olarak var, ancak fatura denetleme henüz yazılı bir süreç değil.

Her üç süreç de yazılı halde ve etkin uygulanıyor. Ancak sipariş verme ve faturaların denetimi süreçlerinin süreç sahipleri henüz belli değil.

Yazılı hazırlanmış olan her üç sürecin de süreç sahipleri belirlenmiştir.

SORU 6: Yönetim etik değerlere hem örnek olup hem de sahip çıkıyor mu? Çalışanların etik değerlere aykırı hiçbir davranışına taviz verilmeyeceği kurum çapında biliniyor mu?

Pek umursanmıyor, net mesajlar yok.

Mesajlar var, ancak yönetimin kendisi iyi bir örnek oluşturmuyor.

Yönetim kadrosunda iyi örnekler de var kötü örnekler de... Bu durum çalışanın kafasında kargaşa yaratabiliyor.

Yönetim çok iyi bir örnek oluşturuyor. Ancak bu konudaki prensiplerini ve yaptırımlarını çalışanlara duyuramıyor.

Yönetim etik değerlere tam sahip çıkıyor. Bu konuda taviz gösterilmeyeceğini her çalışan biliyor.

Satın Alma Ortalama Değerlendirme

4 - YÖNETİM KURULU
DEĞERLENDİRME ve AKSİYON

SORU 1: Şirkette “süreçlerle yönetim” sistemi uygulanıyor mu? Organizasyon şemasındaki yetkinlik kutuları, ilgili süreçlerle uyumlu mu? Bunlara yönetim kurulunun müdahaleleri oluyor mu?

Organizasyon şeması yoktur.

Şema var, güncel değil. Yönetim Kurulu güncellemeye direnç gösteriyor.

Güncel organizasyon şeması mevcuttur. Süreçlerle yönetim tarzı benimsenmemiştir.

Şema güncel, süreçlerle yönetim üstünde çalışılıyor ancak henüz performans değerlendirme yapılmıyor.

Uygulanmaktadır ve uyumludur. Yönetim kurulu müdahaleleri yoktur.

SORU 2: Bütçedeki artış hedeflerini CEO/Genel Müdür ve ilgili üst yönetim belirledikten sonra yönetim kurulundan gerçekçi olmayan müdahaleler geliyor mu?

Her bütçe çalışmasında bu sıkıntı yaşanıyor.

Sık sık karşılaşılıyor.

Nadir de olsa bu baskılar oluyor.

1-2 kez oldu. Ancak Genel Müdür iknada başarılı oldu.

Söz konusu değil. Yönetim Kurulu kesinlikle durduk yerde müdahale etmez.

SORU 3: Şirkette, çalışanlara yetki veriliyor mu? Delege etme kültürü ve sistematiği gelişmiş mi?

Hiç yetki verilmiyor.

Zaman zaman bazı yetkiler verilse de bunlar görev tanımlarında yer almıyor.

Yetki veriliyor. Ancak aksiyon ve kararlara sık sık müdahale ediliyor.

Yetkilendirme var. Ancak delege etme kültürü henüz bulunmuyor.

Kurum kültüründe yetkilendirme ve delege etme yaygın bir yaklaşımdır.

SORU 4: Şirkette “dinleme” kültürüne yönetim kurulu önderlik yapıyor mu? Ekipler, yönetimle görüşmelerini rahatlıkla paylaşabiliyor mu?

Hayır, bu ortam kesinlikle yok.

Yöneticiye bağlı olarak zaman zaman var.

Bazıları dinliyor ama uygulama yok.

Şirkette 360 derece iletişim için sistemli bir çalışma yürütülüyor.

Gelişmiş ve kurumsal hale dönüşmüş bir dinleme kültürü var.

SORU 5: Yönetim kurulu üyeleri çevreden gelen taleplere doğrudan müdahale ediyorlar mı? Onlara “özel” muamele yapılmasını talep ediyorlar mı?

Çok sık gerçekleşiyor.

Zaman zaman gerçekleşiyor.

YK üyelerinin kendi aralarında bu yanlışlığı düzeltme çabası var.

Yönetim Kurulu hassas; talepleri çoğunlukla ekiplere yönlendiriyor.

Söz konusu değil. Talepler kesin kurallara bağlanmıştır.

SORU 6: Şirketin operasyonel faaliyetleri sırasında yönetim kurulu, genel müdürü es geçip ekiplerine talimatlar veriyor mu?

Genel müdür istifasına varacak kadar sık yapılıyor.

Çok sık oluyor.

Zaman zaman oluyor.

Bu şekilde davranan üyeleri diğer yönetim kurulu üyeleri engellemeye çalışıyor.

Hiç olmuyor. Tüm talimat ve talepler genel müdüre iletiliyor.

SORU 7: Şirketinize çalışanlara yönelik bir karalamada, kaynağı belirsiz mektubun tereddütsüz ve derhal imha edeceğini düşünüyor musunuz?

Hiç düşünmüyorum. Çalışanlara güvenilmiyor. Doğru olduğunu varsayacaklardır.

Tüm çalışanlarla görüşüp bilgi almaya çalışacaklardır.

En azından müdür düzeyindekileri sorgulayacaklar ve güvensizliği artıracaklardır.

Bir denetim şirketine denetleme yaptırırlardı. İftira yine de duyulurdu.

Asılsız iftirayı hemen imha ederlerdi. Sağduyulu ve güvene dayalı bir yönetimimiz var.

Yönetim Kurulu Ortalama Değerlendirme

5 - SATIŞ DEPARTMANI
DEĞERLENDİRME ve AKSİYON

SORU 1: Şirketinizde, müşterilerinize kimin fiyat verebileceği, hangi indirim seviyesine kadar yetkili olduklarını belirleyen yazılı bir “fiyat verme prosedürü” var mı?

Yok.

Farklı müşteri grupları için farklı fiyat listeleri var.

Tüm fiyatlar satış müdüründen alınır.

Prosedür çalışılmış, hazırlanmış, bu yıl sonuna kadar uygulamaya konulacak.

Tamamen tanımdaki gibi bir prosedür var ve uygulanıyor.

SORU 2: Satış kadronuza, teknik biriminiz tarafından düzenli eğitim veriliyor mu? (özellikle ürün gamınıza yeni bir ürün katıldığında)

Hiç verilmiyor.

Gerek görüldükçe veriliyor.

Yılda bir yapılıyor.

Altı ayda bir yapılıyor.

Evet. Prosedüre bağlanmıştır. 3 ayda bir güncelleme eğitimi verilmektedir.

SORU 3: Şirketinizde, müşteri ilişkileri yönetimi prosedürlere bağlanmış mıdır? Müşterilerin hangi aralıklarla ziyaret edilmesi gerektiği prosedürlerde yer alıyor mu?

Prosedür yoktur.

Satış/Pazarlama müdürleri karar vermektedir.

Konu ile ilgili prosedür oluşturma çalışması yürütülmektedir.

Kuruluşta CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi) modülü kurulum aşamasındadır.

Hem prosedür bulunuyor, hem de CRM uygulanıyor.

SORU 4: Şirketinizde yıllık bütçenin son hali genel müdür ve üst yönetim kadrosu tarafından mı hazırlanıyor?

Bütçe yapılmıyor.

Sadece rakiplerin satışlarına göre pozisyon alınıyor.

Doğrudan yönetim kurulunun verdiği talimatlara göre koşullar zorlanıyor.

Yukarıdaki tanıma uygun hazırlanıyor. Ancak hedeflere yönelik performans değerlendirme sistemi yok.

Tamamen yukarıda tanımlandığı şekilde ve satış grubuna konu ile ilgili performans değerlendirme kriterleri ile birlikte hazırlanıyor.

SORU 5: Satış ekibinize düzenli eğitimler veriliyor mu? Temsil yetkinlikleri belirli aralıklarla denetleniyor mu?

Hiç eğitim verilmiyor.

Satış müdürünün yaklaşımına bağlı.

Müşteri şikayeti oldukça konu gündeme geliyor.

Yılda bir genel eğitim veriliyor.

Hazırlanmış prosedür çerçevesinde üç ayda bir (yeni elemana ise hemen) eğitim veriliyor.

SORU 6: Şirketin zayıf yönlerini belirlemek ve önleyici/geliştirici tedbirleri alabilmek için şirketinizin satış biriminin aylık raporlarda “kaybedilen işler ve kaybedilme nedenleri” ile ilgili raporlama yer alıyor mu?

Aylık rapor uygulaması yok.

Rapor var ancak sadece yapılan satışa odaklı.

Satış müdürünün gerek görmesi halinde uygulanıyor.

Bilgi olarak yer alıyor. Gerekli aksiyonlar alınmıyor.

Evet, yer alıyor. Hatta, satış kadrosu için bir performans kriteridir.

SatılOrtalama Değerlendirme

6 - ÜRETİM
DEĞERLENDİRME ve AKSİYON

SORU 1: Şirketinizde, ürün bazında “ideal stok düzeyi” belirleme ve “minimum sipariş miktarı” tespit çalışmaları düzenli yapılıyor mu?

Her iki kriter de kullanılmıyor.

Yılda sadece bir kez bütçe zamanı güncelleniyor.

“İdeal stok” daha sık güncelleniyor. “Minimum sipariş miktarı” yılda 1 kez güncelleniyor.

Her ikisi de yapılıyor. Ancak yeteri sıklıkta güncellenmediği için yanıltıcı olabiliyor.

Güncellemeler yeterli sıklıkta ve düzenli yapılıyor.

SORU 2: Üretim, stok ve AR-GE gibi maliyetlerinizi düşürebilmek için fason üretim alternatifini değerlendiriyor musunuz?

Hayır, hiç irdelenmiyor.

Şirketimiz fason üretime prensip olarak karşı duruş sergiliyor.

Sadece tesislerimizde kapasite sıkıntısı olduğunda fason üretici arayışı oluyor.

İş Sağlı ve Güvenliği (İSG) gereği tesislerimizde bulundurulması istenmeyen hammaddeleri içeren ürünler ve düşük tonajlı/düşük marjlı ürünler fason ürettiriliyor.

Evet, periyodik olarak ve özellikle ürün maliyet artışı durumlarında fason üretimi değerlendiriyoruz.

SORU 3: Maliyet analizleri iş süreçleri için de yapılıyor mu? Süreç sorumluları maliyet azaltan çalışmalardan da sorumlu mu?

Hayır, yapılmıyor.

Süreç sorumlusuna göre değişebiliyor.

Sadece talimat verildiğinde maliyet analizleri yapılıyor.

Bütçe hazırlık sürecinde (yılda bir) bu analizler yapılıyor.

Evet. Maliyet azaltmad başarısı her süreç sorumlusunun performans değerlendirme kriterlerinden biridir.

SORU 4: Her ay, piyasa ve satış gelişmeleri ışığında üretim planınızı gözden geçirip gerekli güncellemeleri yapıyor musunuz?

Yıllık bütçe yapılmıyor. Talebe göre üretim yapılıyor.

Yıllık üretim planı güncellenmiyor.

Üretimde tıkanma olduğunda ve/veya hammaddenin yetersiz kaldığı durumlarda zorunlu revizyonlar yapılıyor.

Her ay güncelleme yapılıyor.

Her ay yapılıyor. Üstelik büyük siparişler ve/veya hammadde darboğazı durumlarında ara revizyon ve güncellemeler de yapılıyor.

SORU 5: Kilit Performans Göstergeleri (KPI) ile kuruluşunuzdaki önemli değişimler takip ediliyor mu?

Göstergeler şirketin çalışmalarında kullanılmıyor.

Sadece finansal göstergeler takip ediliyor.

Finans ve satış bölümleri kullanıyor.

Finans ve satışla birlikte İnsan Kaynakları da kullanılıyor.

Kurum çapında tüm birimler tarafından sürekli olarak Kilit Performans Göstergeleri kullanıyor.

SORU 6: Özellikle sık bozulan veya zor temin edilen üretim ekipmanlarının kritik parçaları için stok tutuluyor mu?

Kritik parçaların stoklanması için hiçbir çalışma yok.

Stok sayımları periyodik olarak yapılıyor. Ancak “minimum stok” uygulaması bulunmuyor.

Minimum stok uygulaması var. Ancak kritik malzemeler için özel çalışma yapılmıyor.

“Kritik malzeme” çalışmaları da var. Yılda bir kez güncelleniyor.

Hassas ve sürekli bir çalışmayla, talepler ve tedarikçi koşulları da izlenerek stok değerleri sık sık güncelleniyor.

Üretim Ortalama Değerlendirme

7 - MALİ İŞLER
DEĞERLENDİRME ve AKSİYON

SORU 1: Tahsilat yönetimi için yazılı işleyen detaylı bir prosedür var mı? Bu prosedürde görev dağılımı ve denetim düzgün çalışıyor mu?

Tahsilat için yazılı bir prosedür yok.

Yazılı prosedür yok. Ancak aylık toplantılarla gelişmeler izleniyor.

Yazılı prosedür var. Ama süreç sorumluları net değil.

Prosedür ve süreç sorumluları bulunuyor. Ancak sorumluların konuyla ilgili performansları izlenmiyor.

Haftalık tahsilat toplantıları var. Tahsilat, süreç sorumlularının performans değerlendirme kriterleri arasında yer alıyor. Denetleniyor.

SORU 2: Tahsilat çalışmalarında satış departmanı ve finans departmanı birlikte hareket ediyor mu? Düzenli toplantılarla bilgi akışı sağlanıyor mu?

Hayır.

İhtiyaç oldukça bir araya geliniyor.

Finans departmanı talepte bulunduğu durumlarda bir araya geliniyor.

Satışın kendi başına halledemeyeceğini durumlarda bir araya geliniyor.

Evet. Düzenli toplantılar yapılıyor. İş bölümü birlikte planlanıyor.

SORU 3: Geciken tahsilatların hukuki takibi zamanında ve avukat takibiyle yürütülüyor mu?

Hayır.

Sadece riskin yüksek olduğu düşünülen müşteriler için süreç erken başlatılır.

Ekonominin seyrine göre yönetim talimatıyla zaman zaman yapılır.

Sık sık uygulanır.

Bu süreç avukat gözetiminde ve düzenli işler.

SORU 4: Bütçe detaylı hazırlanmış yazılı bir süreç midir? Sürecin sahibi finans müdürü müdür?

Bütçe yapılmamaktadır.

Bütçe yapılıyor. Ancak yazılı bir süreç bulunmuyor.

Detaylı bir “bütçe hazırlama” süreci yürütülüyor. Dokümantasyon tamamlanıyor.

Yazılı süreç bulunuyor. Ancak süreç sahibi netleştirilmediğinden takip eksiklikleri yaşanıyor.

Yazılı ve muntazam işleyen bir süreç bulunuyor. Süreç sahibi finans/mali işler müdürüdür.

SORU 5: Yeni bir müşteriye ürün sevkiyatı öncesi piyasa bilinirliği ve finansal durumu hakkında düzenli ön araştırma yapılıyor mu?

Hiçbir araştırma yapılmıyor.

Sadece, müşteri aleyhinde bir söylenti duyulduğunda yapılıyor.

Zaman zaman yapılıyor.

Her yeni müşteri için bir çalışma yapılıyor ancak düzenli değil.

Kapsamlı ve düzenli araştırma yapılıyor.

SORU 6: Finans/Mali işler müdürünüz kurumun diğer birimleriyle sürekli ve yapıcı ilişkiler içinde mi? Şirketin diğer operasyonlarıyla ilgili bilgi sahibi mi?

Hayır, kimseyle anlaşamaz.

Sadece bütçe hazırlık sürecinde iletişime geçer.

Bütçe hazırlık sürecinde ve aylık yönetim toplantılarında bir araya geliniyor.

Hedefe yönelik toplantılarda sık sık bir araya geliniyor. Ancak finans müdürünün kendi birimi dışındaki operasyonlar hakkındaki bilgisi yetersiz.

Düzenli ve güçlü bir iletişim var. Finans müdürü her departmanın operasyonları hakkında yeterli bilgi sahibidir.

Mali İşler Ortalama Değerlendirme

8 - HUKUK
DEĞERLENDİRME ve AKSİYON

SORU 1: Avukat desteği alınarak, her tedarikçiye özel sözleşme yapılıyor mu?

Tedarikçilerle sözleşme yapılmıyor.

Sadece miktarları ve teslim zamanlarını belirten protokol yapılıyor.

Yönetim tarafından öngörüldüğü takdirde büyük alımlarda sözleşme yapılıyor.

Tüm tedarikçilerle standart sözleşme yapılıyor. Ancak hukuksal destek eksik olduğu için sıkıntılar yaşanabiliyor.

Avukat desteği alınarak her tedarikçiyle olan anlaşmaya özel kapsamlı sözleşme yapılıyor.

SORU 2: Personel sözleşmeleri çalışanın kurumdaki görev tanımları ve kurumun beklentilerini kapsayacak şekilde etkili bir bilgilendirmeyle yapılıyor mu?

Personel ile sözleşme imzalanmıyor.

İş Kanunu'nun öngördüğü standart sözleşme karşılıklı imzalanıyor.

Sadece beyaz yakalı personel ile karşılıklı ve beklentileri kapsayan bir sözleşme imzalıyor.

Tüm personelle, onların beklentilerini de kapsayan bir sözleşme imzalıyor.

Tüm personelle karşılıklı ve onların beklentilerini de kapsayan, ekinde görev tanımlarının da yer aldığı sözleşme imzalanıyor.

SORU 3: Ürünlerin teknik detayları ve kullanımıyla ilgili detaylı dokümantasyon yapılıyor mu? Hukuk ve teknik departmanlar her türlü desteğe hazır mı?

“Ürün föyleri” ve “Teknik bilgi föyleri” henüz tamamlanmamıştır.

Bilgi föyleri mevcuttur. Ancak dokümanlarda ve ambalajlarda sağlık ile ilgili uyarılar yetersizdir.

Bilgi föyleri ve sağlık uyarıları tamdır. Ürünlerin nakliyesi ve stoklanmasıyla ilgili yazılı uyarılar eksiktir.

Dokümantasyon eksiksizdir. Ancak, tazminat talebi halinde süreci yürütecek sorumlu tespiti ve hukuk desteği konuları belirsizdir.

Ürünlerle ilgili tam dokümantasyon vardır. Gerekli halde hukuk ve teknik departmanlar hazırlıklıdır.

SORU 4: Bayi sözleşmeleri sipariş, sevkiyat ve ödeme detaylarıyla kapsamlı hazır mı?

Bayi sözleşmesi yoktur.

Sadece riskli görülen bayilerle standart bir sözleşme yapılıyor.

Riskli görülenler ve belirli bir cironun üstüne çıkanlarla sözleşme imzalanıyor.

Her bayi ile sözleşme yapılıyor. Ancak sipariş, sevkiyat ve ödeme hususlarında yeterli netlik bulunmuyor.

Sürekli güncellenen ve bayi özel hazırlanan profesyonel sözleşmeler hazırlanıyor.

SORU 5: Tahsilatlarda ilgili takip kurum çapında bir hassaslıkla yönetiliyor mu?

Tahsilattan sorumlu kişiler müşteri bazında net belirlenmemiştir.

Sorumlular belirlenmiştir. Ancak, finans-satış koordinasyonu yetersiz olduğundan takipte aksama oluyor.

Finans bölümü, tahsilat takibi ve yaşlandırma tablolarıyla müşteri ve sorumlu bazında destek sağlıyor. Ancak gecikmelerde hukuksal müdahale gecikiyor.

Tahsilat takibi etkili yapılıyor. Hukuksal müdahaleler zamanında başlatılıyor. Sadece, tahsilattan sorumlu yönetici ve personelin konu ile ilgili performans kriterleri bulunmuyor.

Tahsilat takibi, sorumluların performans ölçümü ve hukuksal takip tam ve zamanında yapılıyor.

SORU 6: Denetimler kurumda düzenli gerçekleşiyor mu? Önleyici tedbirler alınıyor mu?

Kurumda düzenli denetim buluor.

Sadece şikayet ya da şüphe üzerine dış denetim yapılıyor.

Eğitimlerini tamamlamış bir iç denetim birimi bulunuyor. Ancak denetimler düzenli yapılmıyor.

İç denetimler her yıl bütçe öncesi yapılıyor. Ancak, dış denetim alınmıyor.

Yılda bir dış denetim ve iki iç denetim düzenli yapılıyor. Tüm ekip süreci olumlu karşılıyor ve destek oluyor.

Hukuk Ortalama Değerlendirme

RİSK HARİTASI

Tebrikler Risk Haritanız hazır! Sonuçlarınızı kaybetmemek için Risk Harita görselinizi kayıt edebilir, kendinize e-posta ile gönderebilirsiniz.

Risk Haritanızı nasıl yorumlamalısınız?

Murat Belen'in Risk kitabı 2. bölümünden en sık karşılaşılan dört risk harita senaryosunu okuyabilirsiniz.

Murat Belen'e soru sormak, danışmanlık hizmeti almak ve konuşmacı olarak davet etmek için mbelen@belenconsulting.com'a e-posta atabilirsiniz.

İnsan Kaynakları

Pazarlama

Satın Alma

Yönetim Kurulu

Satış

Üretim

Mali İşler

Hukuk

MAİL YOLLA

HARİTAYI İNDİR